Digitaler Lohnnachweis ab 2017

Im Zuge des 5. und 6. SGB-IV-Änderungsgesetzes wurde der digitale Lohnnachweis verbindlich eingeführt.

Der Lohn-/Versichertennachweis ist eine der Grundlagen für die Berechnung des Beitrages, den Unternehmen für den Unfallversicherungsschutz ihrer Beschäftigten jährlich zahlen. Ab 1. Januar 2017 wird das bisherige Versichertennachweisverfahren der Unfallkasse Rheinland-Pfalz – zunächst mit einer zweijährigen Übergangsphase – durch das neue UV-Meldeverfahren mit dem digitalen Lohnnachweis abgelöst.

Bis zum 16. Februar 2017 ist der digitale Lohnnachweis für 2016 erstmals auf elektronischem Weg und zusätzlich über das bekannte schriftliche Verfahren zu erstatten. Während der Übergangszeit werden die Beiträge auf der bisherigen Grundlage berechnet. Dieses parallele Verfahren stellt sicher, dass der Beitrag der Unternehmen auch zukünftig korrekt berechnet wird. Ab dem Beitragsjahr 2019 gilt ausschließlich der digitale Lohnnachweis.

Ausnahmen:

  • Private Haushalte sowie Unternehmen, deren Beschäftigte insgesamt beitragsfrei versichert sind (z. B. Hilfeleistungsunternehmen), sind von der Abgabe des neuen digitalen Lohnnachweises befreit. Sofern die Entgeltabrechnung mit einem  Entgeltabrechnungsprogramm durchgeführt wird, muss einmalig ein Abgleich beim Stammdatendienst der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) durchgeführt werden. Mit der Rückmeldung des Stammdatendienstes wird übermittelt, dass private Haushalte keinen digitalen Lohnnachweis abgeben müssen.
  • Wird kein Personal beschäftigt, entfällt für Sie die Meldung im neuen UV-Meldeverfahren.

In einer zweijährigen Übergangsphase ist für die Meldejahre 2016 (=Beitrag 2017) und 2017 (= Beitrag 2018) zusätzlich zum digitalen Lohnnachweis auch weiterhin der bisher bekannte schriftliche Versichertennachweis zu erstatten. Ab dem Meldejahr 2018 (=Beitrag 2019), das heißt ab 1. Januar 2019, erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis über das neue UV-Meldeverfahren.

Warum parallele Meldeverfahren?
Das neue Verfahren ist eine große Herausforderung für alle Beteiligten. Die Übergangsregelung stellt sicher, dass der Beitrag der Unternehmen auch in Zukunft korrekt berechnet wird.

Meldungen über das UV-Meldeverfahren erfolgen ausschließlich über die gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder Ausfüllhilfen. Wichtig: Immer die aktuelle Version des Entgeltabrechnungsprogramms nutzen. Vor der Erstattung des digitalen Lohnnachweises ist im sogenannten Vorverfahren ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten durchzuführen. So wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen/ Beitragsgruppen übermittelt werden. Der Abruf erfolgt automatisiert aus dem Entgeltabrechnungsprogramm, das im Unternehmen verwendet wird. Dieser Abruf muss aktiv durch den Nutzer angestoßen werden. Dies ist seit dem 1. Dezember 2016 möglich.

Hierfür sind folgende Zugangsdaten erforderlich:

  • Betriebsnummer der Unfallkasse Rheinland-Pfalz
  • Mitgliedsnummer des Unternehmens
  • PIN

Die Zugangsdaten wurden von der Unfallkasse Rheinland-Pfalz Anfang November 2016 schriftlich an die Personalstellen der Mitglieder gesandt. Die privaten Haushalte erhielten am 12.01.2017 mit dem Beitragsbescheid 2016 die Zugangsdaten. Wenn Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, müssen die Zugangsdaten an diese weitergeleitet werden.

Nach der erstmaligen Anmeldung im Stammdatendienst pro Beitragsjahr wird die meldende Stelle registriert. Die Unfallkasse Rheinland-Pfalz erwartet von dieser Stelle einen digitalen Lohnnachweis für das abgefragte Beitragsjahr.

Der digitale Lohnnachweis beinhaltet folgende Angaben:

  • Mitgliedsnummer
  • Betriebsnummer der Unfallkasse Rheinland-Pfalz
  • Geleistete Arbeitsstunden
  • Anzahl der Arbeitnehmer

Zusätzlich werden über das Entgeltabrechnungsprogramm technische Merkmale übertragen, die es der Unfallkasse Rheinland-Pfalz ermöglichen, die meldende/abrechnende Stelle zu erkennen.

Hat das Unternehmen mehrere meldende Stellen, ist für jede dieser Stellen ein Abruf und Abgleich der Stammdaten erforderlich. Jeder Stammdatenabruf erfolgt mit den Zugangsdaten des Unternehmens. Diese wurden mit  dem Schreiben der Unfallkasse RLP vom 31.10.2016 an die Personalstellen versandt. Die Unfallkasse Rheinland-Pfalz erwartet dann für jeden Abruf Teillohnnachweise und fasst diese in einem Beitragsbescheid zusammen. Gehen erwartete Lohnnachweise nicht ein, schätzt die Unfallkasse Rheinland-Pfalz die zur Beitragsberechnung erforderlichen Daten.

Falls kein Entgeltabrechnungsprogramm benutzt wird, ist für die Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe zu verwenden.

Information zur Anmeldung der Arbeitsstunden

Mit der Einführung des digitalen Lohnnachweises wird die Berechnung des Beschäftigtenbeitrags (Beitragsgruppen KAVB und UAV) auf die Arbeitsstunden der Beschäftigten umgestellt. Das folgende Informationsblatt enhält wichtige Hinweise zur korrekten Meldung der Arbeitsstunden.

Format: PDF . Größe: 174 kB

Weitere Informationen

Weitere und detailliertere Informationen und Hinweise zum digitalen Lohnnachweis und zum neuen UV-Meldeverfahren finden Sie hier . . . Der Flyer zum Downloaden und Ausdrucken finden Sie hier . . .

Die bestehende UV-Jahresmeldung ist weiterhin abzugeben. Die Informationen der Jahresmeldung finden Sie weiter unten stehend.


Der Erklärfilm veranschaulicht alle Neuerungen


Gültiger Versichertennachweis bis 2018

Format: PDF . Größe: 184 kB
Information zur Meldung der Versichertenzahlen

Information zur Meldung der Versichertenzahlen

Format: PDF . Größe: 169 kB

UV-Jahresmeldung

Die Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber müssen ab dem Jahr 2016 (bis zum 16.02.) eine gesonderte arbeitnehmerbezogene Jahresmeldung zur Unfallversicherung an die Einzugsstellen abgeben, welche allein der Rentenversicherung als Prüfgrundlage dient.

Diese Meldung ist unabhängig von den übrigen Meldungen zur Sozialversicherung abzugeben und ersetzt keinesfalls den Versichertennachweis oder digitalen Lohnnachweis an die Unfallkasse Rheinland-Pfalz!   Da die Beiträge für die bei der Unfallkasse versicherten Beschäftigten nicht nach dem Arbeitsentgelt berechnet werden, ist auch weiterhin keine Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung vorgesehen (§ 166 Abs. 2 S. 3 Nr. 1 SGB VII). Darum enthält die Meldung für die Mitglieder der Unfallkasse Rheinland-Pfalz folgende Informationen:

  • die Betriebsnummer der Unfallkasse Rheinland-Pfalz: 53149588
  • und den UV-Grund A09.

Die Unfallkasse Rheinland-Pfalz zieht weiterhin die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung ein.

Kontakt

Unfallkasse Rheinland-Pfalz
Orensteinstr. 10
56626 Andernach
Telefon: 02632 960-0